Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi thuê phòng marketing bên ngoài?

Vì sao doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi thuê phòng marketing?

Thuê một đơn vị marketing bên ngoài không có nghĩa là doanh nghiệp có thể giao toàn bộ công việc rồi chờ kết quả. Đội ngũ bên ngoài có thể đảm nhận việc lập kế hoạch, triển khai nội dung, SEO, quản trị Fanpage hoặc quảng cáo, nhưng vẫn cần thông tin chính xác về sản phẩm, khách hàng và tình hình kinh doanh.

Nếu doanh nghiệp chưa xác định rõ mục tiêu, không cung cấp đủ tài liệu hoặc phản hồi chậm trong quá trình triển khai, kế hoạch marketing có thể phải điều chỉnh nhiều lần. Nội dung dễ đi lệch định hướng, chiến dịch quảng cáo thiếu thông tin cần thiết và những cơ hội tiếp cận khách hàng có thể bị bỏ lỡ.

Vì vậy, trước khi hợp tác, doanh nghiệp nên chuẩn bị những yếu tố cơ bản để hai bên thống nhất cách làm việc ngay từ đầu.

1. Xác định mục tiêu kinh doanh trước khi triển khai marketing

Điều đầu tiên doanh nghiệp cần làm là xác định lý do muốn thuê phòng marketing bên ngoài.

Một số doanh nghiệp muốn tăng khách hàng từ Google, trong khi doanh nghiệp khác cần phát triển Fanpage, tăng lượng yêu cầu báo giá hoặc mở rộng thị trường. Mỗi mục tiêu sẽ dẫn đến cách phân bổ nguồn lực và lựa chọn kênh khác nhau.

Doanh nghiệp nên trả lời ba câu hỏi:

• Mục tiêu quan trọng nhất trong giai đoạn tới là gì?
• Nhóm khách hàng nào cần ưu tiên tiếp cận?
• Kết quả nào cho thấy hoạt động marketing đang đi đúng hướng?

Ví dụ, một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho khách hàng doanh nghiệp có thể ưu tiên tăng số yêu cầu tư vấn đủ điều kiện thay vì chạy theo lượt tương tác trên mạng xã hội.

Trong khi đó, doanh nghiệp bán lẻ có thể cần kết hợp nội dung sản phẩm, quảng cáo và các kênh tìm kiếm để hỗ trợ khách hàng từ giai đoạn tìm hiểu đến mua hàng.

Mục tiêu càng rõ ràng, đơn vị marketing càng dễ xây dựng kế hoạch phù hợp và xác định những công việc cần ưu tiên.

2. Chuẩn bị thông tin về sản phẩm và lợi thế cạnh tranh

Đơn vị marketing không thể truyền tải chính xác giá trị của doanh nghiệp nếu chỉ biết tên sản phẩm và một vài thông tin giới thiệu cơ bản.

Trước khi triển khai, doanh nghiệp nên chuẩn bị tài liệu về sản phẩm, dịch vụ, nhóm khách hàng mục tiêu, chính sách bán hàng và những câu hỏi khách hàng thường đặt ra.

Các thông tin cần thiết gồm:

• Đặc điểm và lợi ích thực tế của sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Những vấn đề mà sản phẩm có thể giải quyết cho khách hàng.
• Điểm khác biệt so với các giải pháp cạnh tranh.
• Phạm vi phục vụ, điều kiện cung cấp và chính sách liên quan.
• Những thắc mắc, phản đối hoặc lý do khiến khách hàng chưa quyết định mua.

Không nhất thiết phải xây dựng một bộ tài liệu quá phức tạp. Một tài liệu tổng hợp được cập nhật thường xuyên đã có thể giúp đội ngũ marketing hiểu doanh nghiệp tốt hơn.

Đặc biệt, những thông tin về hiệu quả sản phẩm, chứng nhận, khách hàng tiêu biểu hoặc cam kết dịch vụ cần được kiểm chứng trước khi sử dụng trong nội dung quảng cáo.

3. Cung cấp dữ liệu về khách hàng hiện tại

Khách hàng hiện tại là nguồn thông tin quan trọng để xây dựng kế hoạch marketing sát với thực tế.

Doanh nghiệp nên tổng hợp những nhóm khách hàng thường mua hàng, nhu cầu phổ biến, lý do lựa chọn sản phẩm và những yếu tố khiến khách hàng từ chối.

Nếu có dữ liệu từ bộ phận kinh doanh, doanh nghiệp có thể phân tích thêm nguồn khách hàng, sản phẩm được quan tâm, thời gian ra quyết định và những câu hỏi xuất hiện nhiều trong quá trình tư vấn.

Những dữ liệu này giúp đội ngũ marketing tránh việc chỉ dựa vào giả định khi xây dựng nội dung hoặc lựa chọn đối tượng quảng cáo.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể cho rằng khách hàng quan tâm nhất đến giá bán, nhưng dữ liệu tư vấn cho thấy họ thường hỏi về độ bền, chế độ bảo hành hoặc khả năng hỗ trợ sau mua. Đây là cơ sở để điều chỉnh thông điệp truyền thông theo nhu cầu thực tế.

Khi chia sẻ dữ liệu khách hàng, doanh nghiệp cần giới hạn quyền truy cập theo nhu cầu công việc, bảo vệ thông tin cá nhân và tuân thủ các quy định liên quan.

4. Rà soát website, Fanpage và các tài khoản marketing đang sử dụng

Trước khi bắt đầu triển khai, doanh nghiệp nên kiểm kê các tài sản số đang có để tránh thất lạc quyền quản lý hoặc phát sinh công việc không cần thiết.

Website và tên miền

Cần xác định đơn vị quản lý tên miền, hosting, hệ thống quản trị website và các công cụ phân tích đang sử dụng.

Nếu website đã có nội dung SEO, dữ liệu truy cập hoặc các trang đang mang lại khách hàng, những tài sản này cần được rà soát trước khi chỉnh sửa cấu trúc hoặc triển khai kế hoạch mới.

Fanpage và tài khoản quảng cáo

Doanh nghiệp nên xác định rõ quyền quản trị Fanpage, tài khoản quảng cáo, phương thức thanh toán và quyền truy cập của các bên liên quan.

Không nên chia sẻ mật khẩu cá nhân một cách tùy tiện. Hãy sử dụng cơ chế phân quyền phù hợp của từng nền tảng, bật xác thực bảo mật khi có thể và duy trì quyền kiểm soát của doanh nghiệp đối với tài khoản chính.

Google Maps và công cụ đo lường

Nếu doanh nghiệp có địa điểm kinh doanh, cần kiểm tra quyền quản lý hồ sơ doanh nghiệp trên Google. Đồng thời, rà soát Google Search Console, Google Analytics và những công cụ đang dùng để theo dõi hiệu suất.

Việc chuẩn bị đầy đủ tài khoản giúp đơn vị marketing đánh giá hiện trạng chính xác hơn và hạn chế phải xây dựng lại hệ thống từ đầu.

5. Thống nhất ngân sách và phạm vi công việc

Một nguyên nhân phổ biến khiến quá trình hợp tác phát sinh mâu thuẫn là hai bên chưa hiểu giống nhau về phạm vi dịch vụ.

Doanh nghiệp cần làm rõ những hạng mục được thực hiện, số lượng công việc dự kiến, thời gian bàn giao và những chi phí không nằm trong gói hợp tác.

Chẳng hạn, báo giá quản trị Fanpage có thể bao gồm lập kế hoạch và viết bài nhưng chưa chắc đã bao gồm chụp ảnh, quay video, ngân sách quảng cáo hoặc trực tiếp tư vấn khách hàng.

Tương tự, dịch vụ SEO có thể bao gồm nghiên cứu từ khóa, tối ưu nội dung và theo dõi hiệu suất nhưng những hạng mục phát triển website hoặc sản xuất tài nguyên đặc biệt có thể được tính riêng.

Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên phân biệt rõ:

• Phí dịch vụ marketing.
• Ngân sách quảng cáo trả cho nền tảng.
• Chi phí sản xuất nội dung, hình ảnh hoặc video bổ sung.
• Chi phí công cụ, phần mềm và các hạng mục phát sinh khác.

Việc phân chia này giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền và so sánh các phương án hợp tác trên cùng một cơ sở.

6. Phân công người phụ trách phối hợp với đơn vị marketing

Ngay cả khi thuê ngoài phần lớn hoạt động marketing, doanh nghiệp vẫn nên có một người chịu trách nhiệm phối hợp.

Người này không nhất thiết phải là giám đốc marketing. Có thể là chủ doanh nghiệp, trưởng bộ phận kinh doanh hoặc nhân sự được giao phụ trách dự án, miễn là có đủ quyền hạn để cung cấp thông tin và phối hợp ra quyết định.

Người phụ trách nội bộ cần đảm nhiệm những việc như:

• Cung cấp thông tin sản phẩm và cập nhật chính sách.
• Tiếp nhận kế hoạch, phản hồi và duyệt nội dung.
• Kết nối đơn vị marketing với bộ phận kinh doanh.
• Theo dõi tiến độ và xử lý những vấn đề cần quyết định.
• Tổng hợp phản hồi từ khách hàng để cải thiện kế hoạch.

Nếu mọi yêu cầu đều phải chờ nhiều cấp phê duyệt, tiến độ triển khai có thể bị kéo dài. Doanh nghiệp nên xác định trước ai là người có quyền duyệt và thời gian phản hồi dự kiến cho từng loại công việc.

7. Thiết lập quy trình phối hợp ngay từ đầu

Một quy trình làm việc rõ ràng giúp hai bên tránh tình trạng trao đổi rời rạc, thay đổi yêu cầu liên tục hoặc không xác định được trách nhiệm khi có vấn đề.

Doanh nghiệp có thể thống nhất quy trình gồm các bước sau.

Bước 1: Tiếp nhận thông tin. Đơn vị marketing tìm hiểu doanh nghiệp, sản phẩm, khách hàng và mục tiêu kinh doanh.

Bước 2: Rà soát hiện trạng. Kiểm tra website, nội dung, tài khoản, dữ liệu và những hoạt động marketing đã triển khai.

Bước 3: Lập kế hoạch. Thống nhất công việc ưu tiên, thời gian thực hiện, người phụ trách và chỉ số theo dõi.

Bước 4: Triển khai và phản hồi. Đơn vị marketing thực hiện theo kế hoạch; doanh nghiệp cung cấp thông tin, duyệt nội dung và phản hồi đúng thời hạn.

Bước 5: Đánh giá và điều chỉnh. Hai bên rà soát kết quả, xác định vấn đề và thống nhất phương án cho giai đoạn tiếp theo.

Ngoài quy trình, cần xác định kênh liên lạc chính, lịch họp định kỳ và nơi lưu trữ tài liệu. Những quyết định quan trọng nên được ghi nhận bằng văn bản để tránh hiểu nhầm khi có thay đổi nhân sự.

8. Chuẩn bị dữ liệu để đo lường kết quả

Nếu không có dữ liệu ban đầu, doanh nghiệp sẽ khó xác định hoạt động marketing đã cải thiện điều gì sau một thời gian triển khai.

Trước khi bắt đầu, nên ghi nhận hiện trạng phù hợp với từng mục tiêu, chẳng hạn lượng truy cập tự nhiên, số khách hàng liên hệ, hiệu suất quảng cáo hoặc số cơ hội bán hàng đang có.

Sau đó, hai bên thống nhất cách ghi nhận và báo cáo các chỉ số.

Đối với website, có thể theo dõi dữ liệu tìm kiếm, lượng truy cập và các hành động chuyển đổi. Với Fanpage, cần phân biệt lượt tương tác thông thường với tin nhắn hoặc khách hàng thực sự có nhu cầu. Với quảng cáo, nên theo dõi chi phí, chất lượng khách hàng tiềm năng và kết quả chuyển đổi.

Doanh nghiệp cũng nên thống nhất cách xử lý khách hàng trùng lặp, khách hàng cũ và những liên hệ không hợp lệ để tránh sai lệch khi đánh giá.

Nếu cần hiểu rõ hơn về cách sử dụng KPI và báo cáo để kiểm soát kết quả hợp tác, doanh nghiệp có thể đọc thêm bài hướng dẫn về cách đánh giá hiệu quả phòng marketing thuê ngoài trên website TLINK khi bài này được xuất bản.

9. Những sai lầm cần tránh khi bắt đầu hợp tác

Ngay cả khi lựa chọn được đơn vị phù hợp, quá trình triển khai vẫn có thể gặp khó khăn nếu doanh nghiệp mắc những sai lầm sau.

Chưa có mục tiêu rõ ràng nhưng yêu cầu triển khai quá nhiều kênh. Điều này khiến ngân sách bị phân tán và khó xác định đâu là hoạt động ưu tiên.

Cung cấp thông tin không đầy đủ hoặc thiếu nhất quán. Nội dung có thể phải sửa nhiều lần, thông điệp không đồng bộ và kế hoạch chậm tiến độ.

Thay đổi yêu cầu liên tục mà không đánh giá tác động. Mỗi thay đổi có thể ảnh hưởng đến thời gian, nguồn lực và những công việc đã được lên kế hoạch.

Chỉ quan tâm đến số lượng nội dung. Đăng nhiều bài không đồng nghĩa với việc tiếp cận đúng khách hàng hoặc cải thiện kết quả kinh doanh.

Không phối hợp với bộ phận bán hàng. Marketing khó tối ưu chất lượng khách hàng nếu không nhận được phản hồi về nhu cầu, mức độ phù hợp và lý do khách hàng không mua.

Không kiểm soát quyền truy cập tài khoản. Việc phân quyền thiếu chặt chẽ có thể tạo rủi ro về bảo mật và khả năng tiếp tục vận hành sau khi kết thúc hợp tác.

Tránh những vấn đề này ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm thời gian xử lý phát sinh và tạo điều kiện để đội ngũ marketing tập trung vào các công việc có giá trị.

10. Khi nào doanh nghiệp nên bắt đầu thuê phòng marketing bên ngoài?

Doanh nghiệp có thể cân nhắc hợp tác khi đã xác định được mục tiêu, có người phụ trách phối hợp và sẵn sàng cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trình triển khai.

Nếu chưa có nhiều nguồn lực, không nhất thiết phải triển khai tất cả hạng mục cùng lúc. Doanh nghiệp có thể ưu tiên giải quyết vấn đề cấp thiết nhất, sau đó mở rộng khi đã có dữ liệu và quy trình vận hành ổn định.

Ví dụ, nếu website chưa có nền tảng SEO tốt, doanh nghiệp có thể cần rà soát cấu trúc và nội dung trước khi mở rộng chiến dịch thu hút truy cập. Nếu đã có lượng khách hàng tiềm năng nhưng tỷ lệ chốt đơn thấp, cần phối hợp với bộ phận kinh doanh để xác định nguyên nhân trước khi tăng ngân sách quảng cáo.

Đối với doanh nghiệp muốn kết nối nhiều kênh như SEO, Google Maps, Fanpage và quảng cáo, mô hình phòng marketing thuê ngoài có thể giúp tổ chức công việc theo một kế hoạch thống nhất, tùy thuộc vào phạm vi dịch vụ được thỏa thuận.

Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ phòng marketing thuê ngoài của TLINK để tìm hiểu phạm vi triển khai và xác định phương án phù hợp với nguồn lực hiện có.

Chuẩn bị kỹ trước khi thuê phòng marketing bên ngoài giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian làm quen, giảm phát sinh và tạo nền tảng để hoạt động marketing vận hành hiệu quả hơn.

Những việc cần ưu tiên gồm xác định mục tiêu, chuẩn bị thông tin sản phẩm và khách hàng, rà soát tài khoản, thống nhất ngân sách, phân công người phụ trách và thiết lập cách đo lường kết quả.

Khi hai bên có cùng định hướng và quy trình phối hợp rõ ràng, doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm soát tiến độ, đánh giá chất lượng triển khai và điều chỉnh kế hoạch theo nhu cầu thực tế.

Nếu doanh nghiệp đang tìm một đơn vị hỗ trợ tổ chức các hoạt động marketing theo mục tiêu chung, hãy tìm hiểu dịch vụ phòng marketing thuê ngoài TLINK để trao đổi về phạm vi công việc và phương án hợp tác.

Thông tin liên hệ: CÔNG TY TNHH TLINK VIỆT NAM

Website: tlink.com.vn Hotline: 0975 828 198

VP Hà Nội: Đền Lừ, Hoàng Mai, Hà Nội

VP TP.HCM: 125 Hà Tôn Quyền, TP.HCM